Ольга Ковалёва, Директор департамента по работе с поставщиками ООО СК «Цюрих», рассказала о системе организации тендеров в компании.
- Ольга, поставщиков каких рекламных услуг Вам приходилось выбирать в последнее время?
- За последний год мы выбирали поставщиков по технической поддержке сайта, поставщиков сувенирной и новогодней продукции, поставщиков рекламных стоек для оформления офиса, PR-агентство и агентство по проведению конкурсов для агентов и партнеров.
- Как строится Ваше взаимодействие с департаментом маркетинга? Как разделяются работы в рамках тендера?
- Департамент маркетинга определяет, что необходимо закупить, а также бюджет покупки и источник финансирования (например, рекламный бюджет). В компании принят стандарт, согласно которому все тендеры свыше определённой суммы проводит наш департамент.
Департамент маркетинга направляет нам запрос и техническое задание – некие требования, в соответствие с которыми они хотят выбрать поставщика. На основании этого технического задания я разрабатываю тендерную документацию, которая включает в себя следующие основные разделы: информация о компании, требования к тендеру, требования к поставщику, анкета поставщика, рекомендации и контакты клиентов, финансовое предложение.
Мы обязательно запрашиваем контактные данные тех клиентов, рекомендации которых нам предоставляют. Мы выборочно опрашиваем клиентов. Это весьма эффективный метод, который даёт возможность получить максимально объективную информацию.
- Что такое анкета поставщика?
- Анкета поставщика обычно включает 30-40 вопросов – всё, что нас интересует. Ответы на эти вопросы входят в оценку поставщиков и должны помочь определить:
- Сроки выполнения;
- Возможности поставщика (например, необходимость привлечения субподрядчиков для выполнения наших требований, региональное присутствие, используемые технологии);
- Опыт работы поставщика в данной категории (со страховыми компаниями) – проекты, названия компаний. Например, когда мы делали корпоративный журнал, мы выбирали подрядчика, который предоставляет услуги райтинга. Здесь у нас было очень много вопросов касательно взаимодействия с журналистами, написанию статей, опыта выполнения подобных проектов.
Дополнительно, если в этом есть необходимость – наличие лицензий, сертификатов и т.п.
Например, при выборе поставщика сувенирной продукции мы выясняли возможность фасовки подарков для 36 наших филиалов и соответствующей маркировки упаковок с продукцией, возможность хранения изготовленной и расфасованной продукции на складе поставщика и сроки хранения, срок выполнения заказа с момента извещения о заключении договора, возможность предоставления сигнальных образцов и т.п.
- Полиграфические компании при своём продвижении уделяют большое внимание оборудованию, которым они располагают. Вы задаёте им вопросы об оборудовании?
- Нет, таких вопросов мы не задаём. Обычно ориентируемся на представленные образцы продукции. Мы понимаем, что итоговая цена может также зависеть от стоимости оборудования.
- Что происходит после подготовки тендерной документации?
- Я согласую эту документацию с департаментом маркетинга. Они могут что-то добавить, поправить формулировки вопросов. Затем мы вместе решаем, какие компании мы привлекаем к тендеру. Естественно, у департамента маркетинга есть понимание рынка, и они представляют список компаний, которых они хотели бы видеть в тендере. К этому списку я обычно добавляю «с рынка» ещё несколько компаний.
- А как вы отбираете эти компании? Вы ведь в этом рынке разбираетесь меньше, чем департамент маркетинга.
- Вы знаете, я уже 10 лет занимаюсь закупками, и у меня достаточный опыт для отбора компаний-участников на многих рынках, в том числе и на рынке маркетинговых услуг.
- Это здорово, что у Вас такой опыт. Но как быть тем, кто только ещё начинает этим заниматься?
- Можно использовать рекомендации консалтинговых компаний, которые составляют какие-либо рейтинги, либо просто к тем, кто работает на конкретных отраслевых рынках.
- Итак, сформирован список потенциальных участников тендера. Что дальше?
- Для подготовки предложений мы отводим 5-10 рабочих дней, в зависимости от объёма информации, которую мы запрашиваем. Обратно мы ждём заполненных тендерных документов. Плюс к этому участники тендера могут предоставить краткую презентацию компании, коммерческое предложение в том формате, который у них принят. Кроме этого, мы требуем от них балансы, как минимум, за три года. Есть программные средства, которые позволяют при вводе данных из финансового баланса получить оценку финансовой устойчивости.
Затем вся эта информация поступает ко мне. Я ввожу её в специальную форму, которая позволяет сделать оценку предложения по следующим категориям: ценовые критерии, неценовые критерии, дополнительные критерии, общая оценка.
Ценовые критерии включают в себя все нюансы порядка оплаты (величину авансового платежа, постоплату и т.п.). В неценовые критерии входят ответы на вопросы опросника. К дополнительным критериям мы относим:
- присутствие компании на рынке (стаж, опыт в страховании, место в отраслевом рейтинге, территориальное покрытие, количество сотрудников, оборот компании, параметры финансовой устойчивости);
- клиенты (оценки клиентами поставщика, доля корпоративных клиентов, доля клиентов из страхования).
В результате обработки всей информации выводятся количественные оценки по 10-балльной шкале для каждой категории (напомню: ценовые критерии, неценовые критерии, дополнительные критерии). В итоговой оценке ценовые критерии имеют вес не менее 55%, неценовые – около 35%, и 10% приходится на дополнительные.;
Далее отбираются 3 компании – шорт-лист – которые выходят во второй этап. Мы просим их предоставить сигнальные образцы. Департамент маркетинга сам делает их оценку, но я тоже просматриваю. В результате выставляются оценки, которые я добавляю в общую форму, ко всем предшествующим оценкам.
Вместе с предоставлением образцов проводятся переговоры, в которых участвую и я, и представители департамента маркетинга. После этого претенденты на 2-3 дня уходят думать. Как правило, на этом этапе они все предоставляют скидки.
- В целом, насколько от начального предложения победитель снижает цену?
- В сфере рекламы это может быть 15-20%. А в других сферах было и 5%, и даже 0%.
- Могли бы Вы отметить какие-то специфические особенности поставщиков рекламных услуг?
- Пожалуй, это люди более творческие. Это очень хорошо видно на переговорах. Они очень быстро реагируют даже на каверзные вопросы и могут творчески подойти к ответу. Недавно были переговоры с PR-агентством, мне понравилось, что у их представителя на все вопросы были очень профессиональные ответы. Это произвело хорошее впечатление. Например, с представителями IT-сферы всё проще и банальнее.
- В чём, на Ваш взгляд, сильные стороны процедуры отбора поставщиков, принятой в Вашей компании?
- Во-первых, контроль за самим процессом выбора. Во-вторых, отсутствие заинтересованности у моего департамента в выборе какого-то конкретного поставщика, т.к. в моем ведении исключительно sourcing и анализ возможного партнера с точки зрения совокупной оценки цены и качества предоставляемых услуг. В-третьих, экономия бюджетных средств.
Интервью взял Андрей Тарутин, ADVmarket.ru