Татьяна Оскерко, PR-менеджер компании «ОЛТРИ», ответила на вопрос редакции ADVmarket: «Почему пресс-релизы многих компаний выходят с большим опозданием?»
«Пресс-релиз по-прежнему остаётся одним из основных инструментов PR-менеджера. Поэтому проблемы и ошибки при его использовании серьёзным образом сказываются на успехе и эффекте от мероприятия (или другого вида маркетинговой, рекламной или социальной активности). Какой бы замечательно задуманной ни была акция или событие, какими бы устроители ни располагали бюджетами, всё может перечеркнуть неверно составленный или распространенный с опозданием анонс или пресс-релиз. В моей практике случалось наблюдать несколько неверных подходов к анонсированию мероприятий (пресс-конференций, круглых столов и т.п.) пресс-релизами.
Вариант 1. Сделать релиз «как есть», на основе тех крупиц информации, которые известны за две недели до события. И разослать его журналистам и гостям как можно раньше.
Опасность: «куцый» релиз не заинтересует журналистов (именами и должностями спикеров, цепляющими цитатами и т.п.), за 2 недели они забудут не только о вашем мероприятии, но и о своём обещании явиться на него. Оптимальный срок рассылки релиза (если это не многодневная конференция) – 3-4 дня, т.е. среда-четверг, если ваше мероприятие проходит в начале следующей недели, или понедельник-вторник – если в конце текущей недели. Если ваше руководство придерживается иных взглядов, по крайней мере, в эти сроки вы должны продублировать свой релиз или освежить в памяти журналистов договоренности.
Вариант 2: тянуть с релизом до последнего, выяснять, в Синем или в Оранжевом зале состоится мероприятие, какие именно спикеры от каких департаментов и организаций будут присутствовать, согласовывать и пересогласовывать релиз по 3-4 раза в день… И распространить его за 1 день до мероприятия.
Опасность: планы журналистов, конечно, меняются быстро, но не настолько. Такой подход вы можете себе позволить только в том случае, если привезете на пресс-конференцию живого Снежного человека. Даже оперативные съёмочные группы местного телевидения нуждаются в согласовании своих действий и планировании, так что руководствуйтесь оптимальными сроками распространения релиза, а также здравым смыслом и своим опытом в общении с конкретными СМИ.
Оба варианта, конечно, утрированные крайности (хотя и они на практике встречаются очень часто, причем как в самых «совковых» организациях, так и в суперсовременных, и даже в иностранных компаниях «с именем»).
Резюмируя ситуацию, можно сказать, что как раз на стадии анонсирования мероприятия и распространения релиза очень ярко вылезают все огрехи в планировании и организации мероприятия. «Недокомплект» спикеров и спонтанные отказы тех, кто должен был стать «гвоздем программы», перенесение времени или места проведения (а это уже практически аннулирует преждевременную рассылку релиза), затягивание с заключением договоров с информационными спонсорами… Поэтому в том, что пресс-релиз «запаздывает», часто виноват не столько пиарщик или event-менеджер, сколько отсутствие согласованности действий в команде организатора (или организаторов) и «прогибы» в коммуникациях.
И самым разумным подходом было бы после каждого знакового мероприятия проводить «работу над ошибками», которая не только поможет провести следующую акцию на более высоком и профессиональном уровне, но и выявить более серьезные «системные» проблемы в компании и коммуникативных потоках».
Анна Евстигнеева, ADVmarket.ru