|
||
28 Марта 2024 г. 18:13
|
|
Рекламный рынок России / Статьи: реклама / Статьи: реклама, Санкт-Петербург / Ивент: идеальное техническое задание
21.01.15
Январь. Прошла горячая пора новогодних корпоративных мероприятий, круглосуточной работы специалистов ивент-индустрии, и разношёрстных, нестандартных, а порой и забавных технических заданий!
«Цель на охоте у нас всегда одна – накормить и напоить медведя….»
(с) к/ф «Особенности национальной охоты»
Итак, идеальное техническое задание, в нашем понимании, содержит следующие основные пункты: Пункты технического задания перечислены в порядке убывания значимости. Ниже представляем развернутые комментарии по каждому пункту.
Цели проведения мероприятия
Цели проведения корпоративных мероприятий, по большому счёту, всегда одни и те же, независимо от размера компании или бюджета: развитие внутренних ресурсов компании и увеличение их эффективности. Всё остальное – это уже задачи, определяющие тип мероприятия: проведение тимбилдинга, организация обучения, закрепление деловых связей, развлечение и отдых. В большинстве случаев заказчик старается решить в рамках одного события несколько задач. Примером может служить опыт проведения нашим агентством одного командообразующего мероприятия с неправильной постановкой цели и задачи. Заказчик выразил желание провести обучающий семинар для руководителей среднего, высшего звена и топ-менеджеров, объединив его с тимбилдинговой и развлекательной программой. Обучение и тимбилдинг прошли с участием всех приглашенных и точно по плану, люди хорошо сблизились с топ-менеджерами. Однако на развлекательной части была допущена ошибка: заказчик настоял на том, чтобы на праздничном банкете топ-менеджеры сидели за отдельным столом, с персональным меню и премиальными алкогольными напитками. Остальные сотрудники, конечно же, обратили на это внимание, и оценили это с негативной стороны – с позиции зависти, «обделённости» и выраженного дистанцирования от коллектива. Командообразующий эффект был практически полностью потерян. Агентство предупреждало, что не следует так сильно дистанцироваться в тех случаях, когда мероприятие решает задачу командообразования; в таких случаях необходимо «играть до конца» – рассаживать топ-менеджеров с разными сотрудниками, либо проводить полностью независимое мероприятие для топов .
Дата проведения мероприятия и сроки подготовки
Количество гостей (участников)
Бюджет
Заказчик опасается, что, если назвать бюджет, то агентства сразу же начнут «раскручивать» заказчика, завышая цены и снижая качество. На самом деле такая тактика имеет место на рынке ивент-услуг, но может применяться только начинающими или очень недальновидными агентствами, настроенными на получение быстрой, одномоментной прибыли. Напротив же, профессиональные агентства заинтересованы прежде всего в долгосрочном сотрудничестве и повторных обращениях (при сохранении среднерыночной прибыльности своих проектов), и всегда будут относиться к заказчику с позиции партнёрства, не пытаясь «лихо продать 25000-рублёвого ведущего за 100 000 тысяч рублей». Если всё-таки у заказчика сохраняются опасения по оглашению бюджета, то в этих случаях необходимо проводить закрытый тендер (исходящая рассылка приглашений в тендер по самостоятельно отобранному перечню агентств) или проводить тендер с квалификационным отбором (отбор агентств среди входящих предложений на тендер). Критериями отбора в этом случае должны быть: общее, достаточно разнообразное портфолио, опыт работы с крупными компаниями (в данном случае, это могут быть даже небольшие мероприятия), а также наличие в портфолио опыта проведения 2-3 мероприятий схожего масштаба и бюджета (определяется по объективным признакам в описании).
Предпочтения по месту проведения мероприятия
Меню (если предусмотрено питание)
Половозрастное соотношение и тип поведения аудитории/гостей
Программа мероприятия
Важное пожелание относительно этого пункта – больше доверия агентству, которое в любом случае лучше разбирается в предложениях ивент-рынка и точнее подберёт вам интересную программу. К сожалению, иногда бывает, что после проделанной агентством работы по разработке программы, созданию концепции мероприятия, заказчик высказывает мнение о том, что всё предложенное ему не интересно, и, он – сам лично, или его начальник, или главный бухгалтер, или главный офис-менеджер – знает «отличного ведущего», «замечательный музыкальный коллектив», «великолепного фокусника», «хороший ресторан». Тем самым заказчик вмешивается в работу профессионалов, вынуждая агентство рисковать репутацией и работать с незнакомыми и непроверенными подрядчиками. В таких случаях, когда заказчик «лучше знает, как надо сделать», невольно возникает вопрос: зачем заказчик обратился в агентство? Не проще ли ему организовать мероприятие самостоятельно?
Ведущий
Предыдущий опыт (что было, что понравилось, что не понравилось).
«Запретные» темы
Трансфер
В заключение хочется отметить, что идеальное техническое задание для корпоративного мероприятия – это то задание, которое составлялось совместно заказчиком и агентством в живом общении. Поэтому не нужно избегать встреч и обсуждений: одна встреча по эффективности равна десяткам письмам в переписке. Как итог, хотелось бы высказать главное пожелание по работе с заказчиками: всегда смотреть на сотрудничество не с позиции «продал-купил», «исполнитель – заказчик», а с позиции партнёрства. Всем понятно, что агентства – это коммерческие организации, преследующие цель получения прибыли. Однако есть ещё очень важный и ценный для агентств критерий успешности – довольные лица и улыбки гостей мероприятия, а также собственное удовлетворение от реализации интересного и яркого проекта.
|
Стрекоза Разработка, производство и реализация широкого спектра рекламных товаров ABSPB.RU Деловая В2В поисковая система по СПб и ЛО 73 000 активных фирм Новые участники - Санкт-Петербурга Рубрика: Наружная реклама Санкт-Петербург Рубрика: Рекламная печать Санкт-Петербург Рубрика: Наружная реклама Санкт-Петербург Рубрика: Наружная реклама Санкт-Петербург Рубрика: Сувенирная реклама Санкт-Петербург Рубрика: BTL агентства Санкт-Петербург Рубрика: Интернет СМИ Санкт-Петербург Рубрика: Наружная реклама Санкт-Петербург Рубрика: Сувенирная реклама Санкт-Петербург |
|