Логин:     Пароль:
 
22 Сентября 2017 г.  9:18
АКТУАЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
СПРАВКА
Законодательные акты
Органы гос. управления
Методические материалы
Консультации
21.01.15
 

Беставишвили Дмитрий Тэймуразович, генеральный директор ООО «РА Шейкер» Январь. Прошла горячая пора новогодних корпоративных мероприятий, круглосуточной работы специалистов ивент-индустрии, и разношёрстных, нестандартных, а порой и забавных технических заданий!
Готовясь к предстоящим Дням Влюблённых, Защитника Отечества, Международному Женскому дню, мы решили рассказать о том, как должно выглядеть техническое задание на проведение корпоративного мероприятия. Чтобы это стало по-настоящему интересным, запоминающимся событием, и не только для заказчика, но и для агентства.

«Цель на охоте у нас всегда одна – накормить и напоить медведя….»
(с) к/ф «Особенности национальной охоты»

Итак, идеальное техническое задание, в нашем понимании, содержит следующие основные пункты:
- Цели проведения мероприятия;
- Дата проведения мероприятия и сроки подготовки;
- Количество гостей (участников);
- Бюджет;
- Предпочтения по месту проведения мероприятия;
- Меню (если предусмотрено питание);
- Половозрастное соотношение и тип поведения аудитории/гостей. Ведущий;
- Предыдущий опыт (что было, что понравилось, что не понравилось).
- «Запретные» темы;
- Трансфер.

Пункты технического задания перечислены в порядке убывания значимости. Ниже представляем развернутые комментарии по каждому пункту.

Цели проведения мероприятия
Самый важный пункт технического задания или тендерного объявления. Чёткое понимание заказчиком и агентством целей и задач мероприятия (а также понимание различия в целях и задачах) имеет главное значение для реализации успешного мероприятия.

Цели проведения корпоративных мероприятий, по большому счёту, всегда одни и те же, независимо от размера компании или бюджета: развитие внутренних ресурсов компании и увеличение их эффективности. Всё остальное – это уже задачи, определяющие тип мероприятия: проведение тимбилдинга, организация обучения, закрепление деловых связей, развлечение и отдых. В большинстве случаев заказчик старается решить в рамках одного события несколько задач.

Примером может служить опыт проведения нашим агентством одного командообразующего мероприятия с неправильной постановкой цели и задачи. Заказчик выразил желание провести обучающий семинар для руководителей среднего, высшего звена и топ-менеджеров, объединив его с тимбилдинговой и развлекательной программой. Обучение и тимбилдинг прошли с участием всех приглашенных и точно по плану, люди хорошо сблизились с топ-менеджерами. Однако на развлекательной части была допущена ошибка: заказчик настоял на том, чтобы на праздничном банкете топ-менеджеры сидели за отдельным столом, с персональным меню и премиальными алкогольными напитками. Остальные сотрудники, конечно же, обратили на это внимание, и оценили это с негативной стороны – с позиции зависти, «обделённости» и выраженного дистанцирования от коллектива. Командообразующий эффект был практически полностью потерян. Агентство предупреждало, что не следует так сильно дистанцироваться в тех случаях, когда мероприятие решает задачу командообразования; в таких случаях необходимо «играть до конца» – рассаживать топ-менеджеров с разными сотрудниками, либо проводить полностью независимое мероприятие для топов .

Дата проведения мероприятия и сроки подготовки
Мы намеренно поставили этот пункт вторым по значимости и расширили его понятием «сроки подготовки». Имеющийся опыт работы показывает, что заказчик зачастую ставит перед агентством сложно выполнимые задачи из-за недостаточных сроков подготовки. Со сроками есть чёткая и понятная зависимость: «достаточные сроки подготовки – более тщательная реализация мероприятия». Опытные агентства, конечно, способны реализовать практическое любое мероприятие в очень сжатые сроки. Однако это касается только их собственной работы: гарантий со стороны подрядчиков и артистов никто дать не сможет. Например, никакое агентство не сможет в конце декабря(!), за неделю до мероприятия предоставить выбор из 3-5 ведущих, или забукировать в выходной день популярный ресторан, который требует заказчик. Важным аргументом, который стоит донести до заказчика, может являться утверждение о том, что чем раньше мы готовим мероприятие, тем дешевле оно обойдётся, не говоря уже про экономию сил и нервных клеток с обеих сторон.

Количество гостей (участников)
С данным пунктом вроде бы всё понятно. Но иногда стоит закладывать +5-7 человек на непредвиденные обстоятельства (самый новый сотрудник, представитель партнёрской компании, стажёр и т.п.). Есть ещё один «подводный камень», касающийся, скорее, агентств: в договоре нужно чётко обозначить максимально возможное количество гостей. В данном пункте нужно также зафиксировать оговорки, предусматривающие снятие или снижение ответственности исполнителя в случаях, если количество гостей на мероприятии превысит оговорённое. Эти условия носят, скорее, страховочный характер. Однако их необходимо учитывать, например, в многодневных мероприятиях с проживанием в гостиницах, при выездных мероприятиях с групповым трансфером (который, как правило, имеет ограничения по местам) и др.

Бюджет
Объяснять важность этого пункта, я думаю, необязательно. Бюджет – это ресурсы, которые нельзя недооценивать. Очень часто заказчики по тем или иным причинам не называют конкретные или хотя бы рамочные цифры, в результате чего при подаче предложения получается ситуация значительного несоответствия ожиданий заказчика реальным рыночным расценкам на ивент-рынке. Эта ситуация почти всегда приводит к потерям времени и ресурсов с обеих сторон.

Заказчик опасается, что, если назвать бюджет, то агентства сразу же начнут «раскручивать» заказчика, завышая цены и снижая качество. На самом деле такая тактика имеет место на рынке ивент-услуг, но может применяться только начинающими или очень недальновидными агентствами, настроенными на получение быстрой, одномоментной прибыли. Напротив же, профессиональные агентства заинтересованы прежде всего в долгосрочном сотрудничестве и повторных обращениях (при сохранении среднерыночной прибыльности своих проектов), и всегда будут относиться к заказчику с позиции партнёрства, не пытаясь «лихо продать 25000-рублёвого ведущего за 100 000 тысяч рублей».

Если всё-таки у заказчика сохраняются опасения по оглашению бюджета, то в этих случаях необходимо проводить закрытый тендер (исходящая рассылка приглашений в тендер по самостоятельно отобранному перечню агентств) или проводить тендер с квалификационным отбором (отбор агентств среди входящих предложений на тендер). Критериями отбора в этом случае должны быть: общее, достаточно разнообразное портфолио, опыт работы с крупными компаниями (в данном случае, это могут быть даже небольшие мероприятия), а также наличие в портфолио опыта проведения 2-3 мероприятий схожего масштаба и бюджета (определяется по объективным признакам в описании).

Предпочтения по месту проведения мероприятия
Наличие точной информации позволяет агентству более эффективно подбирать площадку. Иногда бывает, что заказчик в последний момент меняет свои предпочтения, забывая о том, что они могут повлечь за собой сложности в реализации выбранной программы: отсутствие оборудования на площадке, неподходящая конфигурация помещения, доступ в помещения и пр.

Меню (если предусмотрено питание)
По этому пункту решающее значение имеет величина бюджета: большинство ресторанов или кейтеринговых компаний всегда могут подстроиться под конкретную сумму и предложить разные варианты меню. Иногда Заказчики решают организовать питание своими силами, т.к. это довольно значительная часть бюджета, и им кажется, что они смогут сэкономить, если всё закупят и сделают сами. На практике таким способом практически никогда не удается сэкономить, однако удается получить дополнительную «головную боль» и дополнительные расходы. Причина: заказчик, в силу неопытности, не предусмотрел наличие большого количества невидимых с первого взгляда моментов, связанных с организацией питания. Например, таких, как уборка после мероприятия, расходы на мебель, шатры и оборудование, услуги официантов, доставку и пр. Профессионалы, обладая знанием специальных технологий и методик, как правило, способны сделать всё «под ключ» организованно и, поверьте мне, более экономично.

Половозрастное соотношение и тип поведения аудитории/гостей
Это соотношение важно знать при формировании развлекательной программы, чтобы избежать, например, слишком «спортивных» активностей для аудитории среднего возраста, конкурсов на перетягивание каната в женском коллективе, проведения дегустаций французского вина среди работников портового склада и т.п.

Программа мероприятия
Содержимое программы мероприятия, пожалуй, наиболее гибкий пункт. Современная ивент-индустрия предлагает огромное количество различных активностей самого разнообразного вида. Конкретный выбор шоу, номеров, артистов зависит от предложенной агентством концепции мероприятия, креативности самого агентства и бюджета. При формировании программы необходимо учесть пожелания заказчика относительно предпочтений по направленности/типу мероприятия. Типы могут быть следующие: музыкальные, stand up комедийные, спортивные, интеллектуальные, самодеятельные, театральные, технологические (лазеры, гаджеты, дополненная реальность и т.п.) и др.

Важное пожелание относительно этого пункта – больше доверия агентству, которое в любом случае лучше разбирается в предложениях ивент-рынка и точнее подберёт вам интересную программу.

К сожалению, иногда бывает, что после проделанной агентством работы по разработке программы, созданию концепции мероприятия, заказчик высказывает мнение о том, что всё предложенное ему не интересно, и, он – сам лично, или его начальник, или главный бухгалтер, или главный офис-менеджер – знает «отличного ведущего», «замечательный музыкальный коллектив», «великолепного фокусника», «хороший ресторан». Тем самым заказчик вмешивается в работу профессионалов, вынуждая агентство рисковать репутацией и работать с незнакомыми и непроверенными подрядчиками.

В таких случаях, когда заказчик «лучше знает, как надо сделать», невольно возникает вопрос: зачем заказчик обратился в агентство? Не проще ли ему организовать мероприятие самостоятельно?

Ведущий
Здесь могут быть выражены достаточно конкретные предпочтения заказчика, вплоть до персоналий. В случае отсутствия конкретных предпочтений, можно попросить заказчика привести референсный пример понравившегося стиля ведения мероприятия, или просто обозначить стиль и характер ведущего.

Предыдущий опыт (что было, что понравилось, что не понравилось).
Для того, чтобы избежать повторений и сэкономить всем время, желательно, чтобы заказчик перечислил предыдущие мероприятия с указанием деталей программы. Также полезно получить информацию о том, что понравилось и что однозначно не понравилось.

«Запретные» темы
В некоторых компаниях существуют условно-запретные темы, упоминание которых необходимо исключить из сценарного плана и текстов для ведущих. Например – высмеивание конкурентов, использование тематики специфической деятельности (не следует с представителями спецслужб шутить о шпионах или стихийных бедствиях, с медиками нежелательно шутить о пациентах и т.д.) Информацию о таких темах необходимо заблаговременно получить у заказчика.

Трансфер
В случаях, когда мероприятие носит выездной характер, необходимо предусмотреть трансфер гостей до площадки. Также при расчёте трансфера надо обязательно закладывать запас +5-6 дополнительных мест. Для мероприятий в черте города также по желанию заказчика можно предусмотреть трансфер.

В заключение хочется отметить, что идеальное техническое задание для корпоративного мероприятия – это то задание, которое составлялось совместно заказчиком и агентством в живом общении. Поэтому не нужно избегать встреч и обсуждений: одна встреча по эффективности равна десяткам письмам в переписке.

Как итог, хотелось бы высказать главное пожелание по работе с заказчиками: всегда смотреть на сотрудничество не с позиции «продал-купил», «исполнитель – заказчик», а с позиции партнёрства. Всем понятно, что агентства – это коммерческие организации, преследующие цель получения прибыли. Однако есть ещё очень важный и ценный для агентств критерий успешности – довольные лица и улыбки гостей мероприятия, а также собственное удовлетворение от реализации интересного и яркого проекта.

Беставишвили Дмитрий Тэймуразович,
генеральный директор ООО «РА Шейкер»,
коммуникационное агентство SHAKER,
для портала ADVmarket.ru

Пришлите свою новость  Подписаться на новости

04.07.17 Маркетинг и реклама в Санкт-Петербурге: директоров по-прежнему много
Служба исследований HeadHunter подвела итоги первого полугодия на рынке рабочей силы в сфере маркетинга, рекламы и PR
01.03.17 Реклама в практике HR
Результаты опроса службы исследований HeadHunter, посвящённого практике использования рекламных инструментов для решения задач в сфере HR.
19.01.17 Обзор рынка труда в сфере «Маркетинг, реклама, PR» в Петербурге в 2016 году
Служба исследований HeadHunter Северо-Запад – о тенденциях на рынке труда для маркетологов, рекламистов и пиарщиков.
25.10.16 Социальная реклама: что такое «хорошо» и что такое «плохо»
«Чем больше запретов, тем богаче креатив». Заметки по итогам заседания Координационного совета по рекламе при Межгосударственном совете по антимонопольной политике.
08.07.16 Маркетинг, реклама и PR в Петербурге: что происходит на рынке рабочей силы?
Активность работодателей и соискателей в сфере маркетинга и рекламы повысилась.
31.05.16 Маркетинговые исследования: когда стандартные методики «не работают»
В чём же дело? – спрашивали нас недоумённые клиенты. Где ошибка? Кто виноват? Это же известные исследовательские компании, это же проверенная западная методика!
25.05.16 Портал ADVmarket.ru: мнение читателей
В рамках поздравлений маркетинговой группы ЭКРО с 25-летием часть тёплых слов досталась и команде портала ADVmarket.ru. Приятно, однако.
05.04.16 О тендерах и качестве маркетинговых исследований
Иногда за деньги заказчика соперничают качество маркетинговых исследований и бренд исследовательской компании. И бренд может победить.
09.03.16 Исследования методом фокус-групп: мужчины и женщины
О чём приходится помнить и заказчикам, и исследователям при планировании маркетинговых исследований методом фокус-групп
02.02.16 Маркетинг, реклама и PR в Петербурге: подводим итоги рынка рабочей силы в 2015 году
По данным компании HeadHunter, к концу 2015 года количество вакансий в сфере «Маркетинг, реклама и PR» резко увеличилось.
advmarketВсе презентации
Прямая линия
Размещение консолей на столбах освещения. От 9500 руб.
Тарифы и условия размещения рекламы
Реклама в Санкт-Петербурге: цены, условия, контакты
Каталог
Новые участники - Санкт-Петербурга
Рейтинг@Mail.ru