В преддверии Нового Года актуальными становятся не только поздравления и вручение подарков, но и то, в каких случаях эти подарки могут учитываться как реклама.
Очень часто новогодние подарки, предназначенные для клиентов и партнёров, компании брендируют – наносят на них свой логотип. Однако к представительским расходам затраты на такие подарки могут быть отнесены только в том случае, когда они вручаются в ходе официальных приёмов и обслуживания представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Если изначально планируется их использовать в других ситуациях, то затраты на такие подарки следует относить к расходам на рекламу.
В свою очередь, расходы на рекламу делятся на ненормируемые и нормируемые (п. 4 ст. 264 НК РФ). Перечень ненормируемых рекламных расходов является закрытым (абз. 2-4 п. 4 ст. 264 НК РФ). Затраты на приобретение (изготовление) подарков с логотипом не включены в число ненормируемых расходов, значит они относятся к нормируемым и признаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ. При этом сверхнормативные рекламные расходы в целях налогообложения прибыли не учитываются (п. 44 ст. 270 НК РФ).
Следует помнить, что для документального подтверждения расходов при раздаче контрагентам подарков к праздникам необходимо оформить следующие документы:
•приказ либо распоряжение руководителя организации о проведении мероприятия (например – рекламной акции, приуроченной к празднику) и назначении лиц, ответственных за определённые его этапы, в том числе – за раздачу сувенирной продукции;
•требование-накладная либо иной документ, подтверждающий факт передачи сувенирной продукции ответственному лицу или списание товарно-материальных ценностей со склада;
•отчёты ответственных лиц об исполнении приказа (распоряжения) руководителя, на основании которых с них будут списаны выданные товарно-материальные ценности;
•иные документы, подтверждающие факт несения расходов и их рекламный характер.
В случае, когда сувенирная продукция передаётся неограниченному кругу лиц (отсутствует признак персонифицированности), можно ограничиться указанием в отчётах только стоимости и количества переданных сувениров.
Рекламный характер расходов может быть подтверждён также и внутренними нормативными документами компании – например, положениями о маркетинговой или рекламной деятельности, которые могут содержать перечень ежегодных акций по продвижению компании с вручением подарков.
В учетной политике для целей налогообложения организация может закрепить конкретный перечень расходов, относящихся к рекламным, порядок их документального подтверждения (перечень оформляемых документов), а также момент признания данных расходов (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).